GRÁFICOS EN EXCEL

Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre sí y facilitar su interpretación.

Un gráfico también puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Los gráficos se pueden clasificar en:

Numéricos: con imágenes visuales que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población.

Lineales: en este tipo de gráfico se representan los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utiliza para varias muestras en un diagrama.

De barras: que se usan cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usado una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar frecuencias. Las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La gráfica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.

Gráficas Circulares: gráficas que nos permiten ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar.

Histogramas: Se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Esta formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base coinciden con los limites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase, que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.

Partes de un gráfico en Excel 2013

Ya hemos visto lo sencillo que es crear gráficos en Excel 2013 sin embargo, en más de una ocasión queremos modificar su apariencia para hacer que dicho gráfico se muestre de cierta manera por lo tanto es importante conocer las partes de un gráfico en Excel que podemos manipular.

Todos los tipos de gráficos en Excel tienen elementos en común, como el título del gráfico y los ejes. Algunos gráficos tienen más elementos que otros pero las partes de un gráfico de Excel que son más comunes son las que veremos a continuación.

Partes de un gráfico en Excel

En la siguiente imagen puedes observar las partes de un gráfico en Excel y enseguida una breve descripción de cada una de ellas:1

• Área del gráfico: El área del gráfico es el contenedor de todas las partes de un gráfico y podemos identificarlo fácilmente porque de manera predeterminada Excel coloca un borde alrededor de dicha área. Podemos dar formato al área del gráfico para cambiar el color del borde o del relleno e inclusive colocar esquinas redondeadas. En estricto sentido el área del gráfico no es un elemento del gráfico sino más bien el contenedor de todas las partes.
• Área de trazado: El área de trazado es especial porque es el área donde se dibuja el trazo de las series de datos, que es el elemento más importante de un gráfico. Es posible colocar algún color de relleno para resaltar dicha área y de cierta manera resaltar tanto las series de datos como las líneas de cuadrícula.
• Título del gráfico: A través del título del gráfico podemos dar una descripción general del tipo de información desplegada.
• Ejes: Los ejes son la referencia a través de la cual podemos medir y catalogar los datos mostrados en el gráfico. El eje horizontal generalmente contiene las categorías de los datos mientras que el eje vertical tendrá las medidas de los valores mostrados.
• Títulos de ejes: Cada eje puede tener un título que nos ayude a conocer la naturaleza de los ejes.
• Líneas de cuadrícula: Las líneas de cuadrícula son una ayuda visual que facilita relacionar cada valor de la serie de datos con la escala del eje vertical. Se llaman líneas de cuadrícula porque, para algunos gráficos, es posible mostrar tanto líneas horizontales como verticales formando así una cuadrícula sobre el área de trazado.
• Serie de datos: Son los elementos que representan gráficamente los datos y de acuerdo al tipo de gráfico elegido pueden ser barras, líneas, burbujas, etc.
• Leyenda: La leyenda es de mucha utilidad para identificar adecuadamente las series de datos en caso de tener más de una serie desplegada en el gráfico.
• Etiquetas de datos: A través de las etiquetas de datos podemos mostrar el valor numérico asociado a cada uno de los puntos de la serie de datos. Es posible modificar esta etiqueta para desplegar el nombre de la categoría o el nombre de la serie.

Estas son las partes de un gráfico en Excel 2013 que encontraremos en la mayoría de los gráficos y que podemos personalizar para tener la apariencia que necesitamos.

Elementos de gráfico en Excel 2013

Cada tipo de gráfico de Excel puede estar formado por un conjunto diferente de los elementos antes mencionados, pero podremos saber fácilmente las partes de cualquier tipo de gráfico si lo seleccionamos y hacemos clic sobre el símbolo (+) ubicado en la esquina superior derecha. Se mostrará un recuadro con el título Elementos de Gráfico que enlistará cada uno de sus elementos y junto a cada uno de ellos un recuadro de selección que podremos utilizar para ocultar o mostrar dicho elemento.

Puedes notar que dentro del recuadro existen ciertos  elementos que no incluí en la lista de la sección anterior porque no son comunes para todos los tipos de gráficos, un ejemplo de ello son las barras de error o las líneas de tendencia. Si seguimos este mismo procedimiento para otro tipo de gráfico podremos ver que no necesariamente tienen los mismos elementos, por ejemplo, en la siguiente imagen tenemos los elementos de un gráfico de anillo:

Es importante mencionar que dentro del recuadro Elementos de Gráfico nunca se mostrarán el área del gráfico, el área de trazado ni las series de datos aunque estos tres elementos siempre forman parte de los gráficos de Excel. Para ver la lista completa de elementos de un gráfico debes seleccionarlo e ir a Herramientas de Gráficos > Formato > Selección actual y hacer clic sobre la lista de elementos de gráfico:

Cómo modificar gráficos en Excel 2013

Ahora que ya conocemos las partes de un gráfico, podemos aprender sobre las alternativas que tenemos para modificar gráficos en Excel de manera que cada uno de sus elementos sea mostrado de acuerdo a nuestras necesidades.

Cómo seleccionar un elemento de gráfico

Antes de pasar al detalle sobre cómo modificar gráficos en Excel debo mencionar que existen diferentes alternativas para seleccionar los elementos que forman parte de un gráfico. Este paso es importante porque una vez que hayamos seleccionado el elemento podremos modificar sus propiedades. El primer método de selección que podemos utilizar es hacer clic directamente sobre el elemento lo cual hará que se muestre un borde alrededor con pequeños círculos en las esquinas para indicarnos que hemos seleccionado el elemento correctamente. Por ejemplo, en la siguiente imagen he seleccionado  la leyenda del gráfico:

El método de selección con el ratón es el más intuitivo pero en ocasiones se dificulta seleccionar ciertos elementos del gráfico que son muy pequeños o simplemente tenemos duda sobre el elemento que hemos seleccionado. Cuando tenemos dificultad para seleccionar un elemento podemos hacer uso del control de selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del grupo Selección actual.

La lista mostrará todos los elementos del gráfico y será suficiente con elegir el elemento deseado para hacer la selección. Este mismo listado de elementos se mostrará cuando hacemos clic derecho sobre el gráfico.

Controles para modificar los elementos de un gráfico

Una vez que hemos seleccionado un elemento de un gráfico podemos acceder a todas sus propiedades pulsando la combinación de teclas CTRL + 1 que mostrará el panel de tareas donde podremos hacer cambios al elemento seleccionado.

Otra manera de acceder al panel de tareas de una elemento es hacer clic derecho sobre él y seleccionar la última opción de menú que tiene un nombre que generalmente comienza como “Dar formato a”. Otra alternativa que tenemos para abrir el panel de tareas es utilizar el botón Aplicar formato a la selección que se encuentra en la ficha Formato y dentro del grupo Selección actual. También tenemos acceso a las configuraciones más comunes para cada elemento a través de los botones que se muestran a un lado del extremo superior derecho del gráfico seleccionado.

Los botones mostrados son los siguientes:

• Elementos de gráfico: permite agregar, quitar o cambiar elementos del gráfico.
• Estilos de gráfico: muestra diferentes esquemas de color y estilo para el gráfico.
• Filtros de gráficos: podemos elegir las series de datos y puntos que estarán visibles en el gráfico.

Al hacer clic sobre el botón Elementos de gráfico observaremos una lista de elementos con una caja de selección que nos permitirá ocultar o mostrar cada uno de ellos. Además, al pasar el puntero del ratón sobre la lista se mostrará una flecha a la derecha de cada elemento y al hacer clic se mostrarán más opciones de configuración.

La última opción del menú mostrado será siempre “Más opciones” la cual abrirá el panel de tareas para darnos acceso a más posibilidades de configuración. Además de los controles mencionados anteriormente, también habrá comandos ubicados tanto en la cinta de opciones como en los controles que se muestran al hacer clic derecho sobre cualquier elemento de gráfico. A continuación revisaremos los pasos para realizar algunas de las modificaciones más comunes a un gráfico de Excel.

Modificar el área del gráfico

El área del gráfico es la que contiene a todos los demás elementos y podemos modificar su color de fondo o dar algún efecto de relleno. Solo selecciona el gráfico y pulsa CTRL + 1 para mostrar el panel de tareas, ve a la sección Relleno y línea para seleccionar algún tipo de relleno.

Además del relleno podemos modificar el borde del área del gráfico indicando el tipo de línea que deseamos utilizar así como su color.

Modificar el área de trazado

El área de trazado es el área que contiene al gráfico, es decir, el área donde son dibujados los datos y a través del panel de tareas podemos modificar tanto su relleno como su borde. En la siguiente imagen puedes observar el área de trazado con un color de relleno sólido:

Modificar el título del gráfico

Cada gráfico de Excel puede contener un título que ayude a describir el significado de los datos mostrados. Dicho título es una etiqueta de texto y podemos modificar su estilo de borde y su color de relleno. Sin embargo, la modificación más común del título del gráfico es su posición que puede ser Encima del gráfico o Superpuesto.

También es posible arrastrar el título con el ratón hasta la posición deseada dentro del gráfico. Y ya que el título del gráfico es una etiqueta de texto podemos modificar su valor haciendo clic sobre el contenido e introduciendo el nuevo texto. Para remover el título del gráfico podemos seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir o podemos quitar la marca de selección del listado del botón Elementos de gráfico.

Modificar la leyenda del gráfico

La leyenda del gráfico es la llave que nos permite identificar por color cada una de las series de datos graficadas y el panel de tareas nos permite elegir la posición de la leyenda dentro del gráfico:

Si quitamos la selección de la opción Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico, entonces la leyenda se mostrará sobre el área de trazado. También es posible mover la leyenda utilizando el ratón para colocarla en la posición exacta donde la necesitamos.

Modificar las líneas de cuadrícula

Algunos tipos de gráficos en Excel nos permiten agregar líneas de división para identificar fácilmente la magnitud de los valores graficados. Al ingresar a las propiedades de dichas líneas de cuadrícula podremos modificar el tipo de línea utilizado, su color, transparencia, ancho entre otros.

Ahora que ya sabes cómo modificar gráficos en Excel 2013 podrás personalizarlos para que se adapten a tus necesidades. Recuerda que no importa el elemento de gráfico que desees modificar, el procedimiento siempre será el mismo, primero deberás realizar la selección del elemento y posteriormente aplicar los cambios necesarios.

Gráfico circular en Excel 2013

El gráfico circular en Excel es uno de los gráficos más famosos de la herramienta y recibe nombres alternos como gráfico de pastel o gráfico de torta pero también es ampliamente conocido como gráfico de pie en Excel por su nombre en inglés.

Cómo crear un gráfico circular en Excel

El objetivo del gráfico circular en Excel es mostrar las proporciones de cada una de las partes respecto al total, es decir, la suma de todas las partes será considerada el 100% y a partir de eso conoceremos el porcentaje con el que contribuye cada parte. Debes saber que en Excel a cada una de las partes del gráfico circular se le conocer como sector. Para crear un gráfico circular en Excel será suficiente seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar > Gráficos > Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De inmediato observaremos el gráfico circular creado por Excel.

Para cambiar los colores del gráfico recién creado puedes utilizar el botón Estilos de gráfico y dentro de la sección Color elegir el tema de colores de tu preferencia.

Gráfico de líneas en Excel 2013

El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el tiempo y así poder identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un crecimiento o un decremento. A continuación veremos algunos consejos para la creación de este tipo de gráfico.

Cómo crear un gráfico de líneas

Para crear un gráfico de líneas en Excel 2013 debes seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha Insertar, pulsar el botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción Líneas.

De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y observarás una línea de color por cada serie contenida en tus datos. Las líneas mostradas serán continuas y unirán los valores de cada una de las series de datos.

Gráfico de barras en Excel 2013

Los gráficos de barras, junto con los gráficos de columnas, están entre los tipos de gráficos más usados en Excel y es conveniente aprender a utilizarlos adecuadamente. Pero antes de avanzar, es importante aclarar las diferencias entre ambos tipos.

Gráfico de barras vs. Gráfico de columnas

La verdad es que la mayoría de los usuarios de Excel llaman gráfico de barras a lo que en realidad son los  gráficos de columnas. Y es que las similitudes son muchas pero la diferencia principal es que el gráfico de barras muestra franjas horizontales mientras que el gráfico de columnas tiene franjas verticales.

Los gráficos de barras en Excel son una excelente opción para esas ocasiones en las que necesitamos mostrar las diferencias entre los datos, para detectar alguna tendencia o para remarcar las similitudes o contrastes en la información. En este tipo de gráfico, la longitud de cada barra representa la magnitud de los datos asociados por lo que es muy fácil comparar visualmente cada una de ellas.

Cómo crear un gráfico de barras

Para crear un gráfico de barras en Excel 2013 debemos tener listos nuestros datos e ir a la ficha Insertar y dentro del grupo Gráficos pulsar el botón Insertar gráfico de barras para finalmente seleccionar la opciónBarra agrupada.

Al colocar el puntero del ratón sobre la opción de menú, Excel mostrará una vista previa del gráfico de barras. Al mismo tiempo, el rango de celdas que contiene los datos será resaltado para indicarnos el origen de los datos del gráfico a crear. El gráfico de barras será creado una vez que hagamos clic sobre el botón.